国家能源集团公益基金会

国家能源集团公益基金会采购管理实施办法

发布时间:2022-02-09 来源: 作者: 点击量:

第一章  总则

第一条 为规范国家能源集团公益基金会(以下简称基金会)采购管理工作,防范采购风险,降低采购成本,提高工作效率和质量,依据国家相关法律法规,结合基金会实际,制定本办法。

第二条 采购应遵循公开、公正、公平和诚实信用的原则。

第三条 采购人是采购活动的责任主体,应当切实履行有关法律法规赋予的权利和义务,依法依规接受监督管理。

第四条 本办法适用于基金会选择公益项目执行方和服务承包方、物资供应商等采购活动。

第二章  一般规定

第五条 根据公益项目属性,可不采取公开招标的方式进行采购,采购方式可选择询价采购、竞争性谈判、单一来源采购和直接采购等非招标采购方式。

询价采购,是指向不特定供应商或符合资格条件的特定供应商发出询价采购文件,要求供应商一次报出不得更改价格的报价文件,在此基础上确定成交供应商的采购方式。

竞争性谈判,是指与符合资格条件的供应商就采购物资和服务类项目事宜进行谈判,择优确定成交供应商的采购方式。

单一来源采购,是指符合本规定有关条件,从某一特定供应商处采购物资和服务类项目的采购方式。

直接采购,是指符合本规定有关条件,可以直接与供应商签订合同的采购方式。

第六条 组织采购时应按照采购项目特点选择适当的采购方式。

第七条 采购流程包括编制采购文件、确定供应商范围、发送采购通知文件/谈判邀请、接收报价文件、组建评审/谈判小组、组织评审/谈判、发放成交通知书、签订合同、资料归档等。

第八条 编制采购文件应当符合采购项目的特点和需求,内容需包括对采购项目的技术要求、商务要求、报价要求和评审/谈判标准等所有实质性要求和条件,以及拟定签订合同的主要条款。技术要求简单的询价采购项目可不编制采购文件,以询价通知单方式实施。

第九条 评审方法

(一)评审方法分为最低评审价格法和综合评估法。

(二)采用最低评审价格法的采购项目,评审/谈判小组对报价文件的技术、商务评审采用定性原则,按照评审价格由低到高的顺序,对满足采购文件要求的所有报价供应商进行排序。

(三)综合评估法

1.采用综合评估法的采购项目,评审/谈判小组应当对满足采购文件要求的所有报价文件的技术商务分别进行评审评分,对价格进行审核修正并计算评分,评审/谈判小组按照综合评分由高到低的顺序对报价供应商进行排序。

2.采用综合评估法的物资类采购项目,评审权重原则上为技术40%、商务10%、价格50%,服务类采购项目评审权重原则上为技术60%、商务10%、价格30%。

3.采购人对评审权重有特殊要求的,可合理调整评审权重,经内部审批同意后实施。

4.采用综合评估法的采购项目,采购文件编制完成后应当组织会议进行审查,并形成审查记录。

第十条 采购人负责组建评审\谈判小组,成员原则上不少于3人,一般可由基金会秘书长和综合处(项目处)、财务处人员组成,也可视情况邀请外部专家参加。评审\谈判小组组长一般由秘书长担任。

第十一条 评审\谈判

(一)评审\谈判小组应当严格按照采购文件规定的评审标准和方法,客观、公正地对报价文件进行独立评审并提出评审意见;采用综合评估法的采购项目,应当列出技术、商务对比表;否决供应商报价的,应当由评审\谈判小组全体成员讨论决定。

(二)评审小组在评审时,可要求供应商对报价文件中含义不明确、表述不一致或者有明显文字或计算错误的内容等作出必要的澄清。

(三)评审\ 谈判小组在评审\谈判时,认为采购文件内容违反法律法规的强制性规定,违反公开、公平、公正和诚实信用原则,影响潜在供应商报价的,应当立即停止评审\谈判,采购失败。

第十二条 采购报告

(一)评审\谈判完成后,评审\谈判小组应形成书面采购报告。

(二)采购报告内容包括供应商评审结果排序、成交候选供应商名单、否决报价原因和对合同签订、执行等后续工作的建议等。采用综合评估法的采购项目应列出技术、商务对比表,谈判项目应说明主要谈判情况。

(三)采购报告应当完整、准确、客观、详实,保证可追溯性。

(四)采购报告应由评审\谈判小组全体成员签字确认,成员对采购报告有异议的,可提出意见,按照少数服从多数的原则作出结论;有异议的成员,应在报告上签署不同意见并说明理由,拒绝在报告上签字又不书面说明理由的,视为同意采购报告。

(五)采用综合评估法的询价、竞争性谈判采购项目,评审\谈判应对评审结果进行分析研判,形成《评审结果综合分析判断一览表》,说明首选成交候选供应商资格能力情况和可能存在的问题等。

第十三条 采购结果审定

原则上应当根据采购报告确定排名第一的成交候选供应商为成交供应商。当排名第一的成交候选供应商发生下列情况之一时,采购人可以按照成交候选供应商名单依次确定其他成交候选供应商为成交供应商,也可以重新采购。

1.放弃成交;

2.因不可抗力原因不能履行合同;

3.被查实存在影响采购结果的违法违规行为,不符合采购条件的。

第十四条 采购结果审定后,采购人应于一日内向成交供应商发出成交通知书(直接采购除外)。

第十五条 询价、竞争性谈判项目不得以不合理条件限制或者排斥潜在供应商,不得对潜在供应商实行歧视待遇。

第十六条 有下列行为之一的,属于以不合理条件限制、排斥潜在供应商或者报价供应商:

(一)就同一采购项目向潜在供应商或者报价供应商提供有差别的项目信息;

(二)设定的技术、商务条件采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关;

(三)以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中选条件;

(四)对报价供应商采取不同的评审标准;

(五)限定或者指定特定的专利、原产地或者供应商;

(六)非法限定潜在供应商或者报价供应商的所有制形式或者组织形式;

(七)以其他不合理条件限制、排斥潜在供应商或者报价供应商。

第三章  采购条件及方式

第十七条 根据不同的采购条件采用相应采购方式。

(一)符合以下条件之一的,可采用询价采购:

1.采购内容规格标准统一、技术要求明确、供应商充足、竞争充分且以价格为唯一竞争因素的;

2.在基金会供应商短名单内采购的;

3.涉及国家秘密或捐赠人商业秘密,不宜公开的。

(二)符合以下条件之一的,可采用单一来源采购方式:

1.具有不可替代的技术、产品、资源及服务内容的,或因其他特殊原因只能从唯一的供应商处采购的。

2.需特殊采购需要需进行尝试性服务体验确定最终供应商的。

(三)符合以下条件之一的,可采用竞争性谈判方式采购:

1.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的。

2.潜在供应商较少只有两家的。

(四)符合以下条件之一的,可采用直接采购的方式:

1.由政府机构、行政事业单位、自然垄断行业内有关企业,在特定区域内定价且指定供应商的。

2.电商采购,即可在电子商城上自主选择商品下单采购的。

3.向集团公司《内部专业化单位名录》内企业采购,且由集团公司规定取费标准的。

第十八条 在选择公益性社会组织作为项目执行方时,需在广泛调研了解的基础上,可遵循满足项目需求、背景可靠、运行规范、在专业领域有突出优势等原则,综合考虑组织规模、社会影响力等因素,择优选择。

第十九条 财务、法律、审计、信息化等服务的采购,应尽量建立供应商短名单,优先从短名单中选择。短名单需提交理事长办公会审议。原则上每家供应商合作年限不超过5年。

第四章 询价采购

第二十条 评审方法

(一)询价采购一般采用最低评审价格法评审。

(二)对业绩资质、信用能力要求较高的财务、法律、审计、信息化等服务类项目以及技术复杂、非标准的物资类项目询价采购,可采用综合评估法评审。

第二十一条 出现以下情况之一的,应当重新询价:

(一)按时提交报价文件的供应商少于三家;

(二)经评审小组评审,所有报价供应商均不符合采购文件要求;

(三)经评审小组评审,仅有一家报价供应商满足采购文件要求;

(四)经评审小组评审,仅有两家报价供应商满足采购文件要求,但经评审小组认定价格明显缺乏竞争性,不适宜继续评审。

重新询价前,采购人应当分析失败原因,重点论证采购资格条件以及潜在供应商情况等。采购人应当根据论证结果修改采购文件,若供应商库来源不足,应主动寻源。

重新询价时,仅有两家供应商提交报价文件的,应当组织评审。经评审小组评审认定具有竞争性,可以继续开展评审工作,如不具备竞争性应当再次重新询价。

第二十二条 重新询价出现以下情况之一时,采购人可进行单一来源采购,也可重新询价:

(一)仅有一家供应商提交报价文件,经评审小组审查,满足采购文件要求;

(二)经评审小组评审,只有一家报价供应商满足采购文件要求。

符合本条款规定的单一来源采购,按照相关要求执行采购程序,供应商无需再提交报价文件。

各单位应当采取有效措施,减少询价失败转单一来源采购的项目数量。

第五章 单一来源采购

第二十三条 采购计划确定后,采购人应当向特定供应商发出谈判邀请函及采购文件。供应商应当在谈判邀请函约定的截止时间前提交报价文件。

第二十四条 供应商提交报价文件后,组建评审/谈判小组对报价文件的技术、商务和价格进行评审或谈判。供应商在评审/谈判期间作出的对报价文件的澄清、修改、补充、最终报价等应当由供应商以书面形式确认,并作为报价文件的组成部分。

第二十五条 评审/谈判小组应当根据评审/谈判情况和供应商最终报价,按照技术和商务满足采购文件要求、价格合理的原则,提出书面采购报告并建议是否成交。谈判小组不建议成交的,采购人可调整采购文件、谈判策略后重新采购或采用其他方式采购。

第六章 竞争性谈判

第二十六条 竞争性谈判拟邀请的供应商名单应当作为采购计划的组成部分,履行审批程序。除满足条件的潜在供应商只有两家的情况外,拟邀请供应商应当不少于三家。

第二十七条 竞争性谈判优先采用最低评审价格法评审;对履约能力、技术能力、业绩资质等要求较高的项目,拟邀请供应商在三家及以上时,可采用综合评估法评审。

第二十八条 谈判小组应当按照本办法相关要求开展谈判及评审,还应当符合以下程序及要求:

(一)谈判小组与提交报价文件的受邀请供应商分别进行谈判,对所有报价文件的有效性、完整性以及对采购文件的响应情况进行审查,谈判小组可要求供应商限期对报价文件进行澄清或修改。

(二)谈判小组可与供应商进行多轮谈判,可要求供应商进行多次报价。

(三)谈判结束后,谈判小组应当要求所有具有最终报价资格的供应商限期以书面形式提交最终报价。

(四)供应商提交最终报价后,谈判小组对供应商报价文件进行最终评审排序,提出书面采购报告并推荐成交候选供应商。

第二十九条 出现以下情况之一的,竞争性谈判失败:

(一)拟邀请供应商为三家及以上的,按时提交报价文件的供应商少于三家;

(二)拟邀请供应商只有两家的,按时提交报价文件的供应商少于两家;

(三)提交最终报价的供应商少于两家;

(四)在最终评审环节,经谈判小组评审,满足采购文件要求的供应商少于两家。

竞争性谈判失败,采购人可调整拟邀请供应商、或修改采购文件后重新采购,也可采用其他方式采购。

第七章 直接采购

第三十条 直接采购计划需在内部审批通过后,由采购人按照内部管理程序要求自行组织实施。电商采购由采购人自行在电子商城内下单采购,采购结果不再履行审定程序。

第八章 档案管理

第三十一条 采购人是档案管理的责任主体,负责组织完成采购项目档案的归档。

第三十二条 采购项目档案内容一般包括:采购计划、采购文件及审查审批记录;采购公告、谈判邀请函;澄清、修改;报价文件;评审过程文件(评分表、统分表、澄清等);谈判过程文件(评分表、统分表、澄清、修改、最终报价等);采购报告;采购结果审定文件;成交通知书;采购结果公告文件;重新采购审批;合同文件;供应商来往函件;相关会议记录;单一来源采购、竞争性谈判等采购补充说明文件;其他与采购相关具有保存价值的资料。

第九章  附则

第三十三条 本办法由综合处(项目处)负责解释、修订。

第三十四条 本办法自印发之日起施行。

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