第一条为科学有效组织、管理和监督国家能源集团公益基金会（以下简称基金会）项目实施，确保项目运行合法合规，不断提升质量、 防范风险，实现预期目标，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《国家能源集团公益基金会章程》等相关法律法规，制定本办法。

第二条本办法所指项目指由基金会以现金或实物形式直接实施捐赠的项目。

第三条基金会对捐赠项目实施全流程闭环管理，包括制定项目计划、项目立项、协议签订、收付款、项目结项、总结评估等流程。

第二章  职责分工

第四条基金会实施的项目均须经理事会、理事长办公会决策后实施，项目处、乡村振兴处和财务处按照分工负责各自业务范围内工作。

第五条项目处职责

（一）负责制定年度项目计划及项目预算；

（二）负责项目的全过程管理，包括项目立项、协议签订、收付款审批、跟踪监督、总结宣传等工作；

（三）负责项目资料的收集、整理、归档工作；

（四）负责对年度项目实施及预算执行情况进行分析总结；

（五）负责项目管理的信息化工作。

第六条 乡村振兴处职责

（一）负责制定年度乡村振兴项目计划及资金预算；

（二）负责乡村振兴项目的调研指导、跟踪监督、效果评估和总结宣传等工作；

（三）负责对乡村振兴项目实施及预算执行情况进行分析总结。

第七条财务处职责

（一）负责项目资金的筹集及保值增值工作；

（二）负责拟定年度项目资金预算及决算报告；

（三）负责项目资金的收支及相关账务处理；

（四）负责对项目实施的合规性进行监督；

（五）负责捐赠票据的开具、收集和归档管理。

第八条理事长办公会职责

（一）指导拟定并审核年度项目计划及资金预算；

（二）审核年度预算内500万元（含）以上项目及年度预算外项目；

（三）审议决策年度预算内500万元以下项目；

（四）其他需要理事长办公会决策的项目管理事项。

第九条理事会职责

（一）审议表决年度项目计划及资金预算；

（二）审议表决年度项目实施情况工作报告；

（三）审议表决年度项目资金预算及决算报告；

（四）审议表决年度预算内500万元及以上项目、年度预算外项目；

（五）其他需要理事会决策的项目管理事项。

第三章  项目计划

第十条基金会年度项目计划的制定要严格遵循国家发展战略，积极响应国家号召，结合当前社会公益领域的热点和难点问题，深入了解社会民生需求，关注重要民生关切。同时，要符合基金会中长期战略规划，注重发挥基金会自身资源能力和特色优势，突出重点工作。

第十一条项目选择遵循的基本原则

（一）需求导向原则。通过调研、评估等方式了解目标群体真实需求，优先考虑最紧迫、影响面广的需求。

（二）有效性原则。项目应有清晰的目标，能够有针对性地解决问题，兼顾短期效果和长期影响。

（三）可持续性原则。项目的实施应能够培养受益人自我发展能力，产生长期影响，实现长期效益。

（四）多元参与性原则。项目应鼓励受益人、社区、志愿者、专家、社会组织及政府等多方参与项目的计划、实施和评估等过程。

（五）创新性原则。项目应尽可能采用创新的方法和技术手段解决社会问题，提高项目效率效果。

第十二条项目受益人选择遵循的基本原则

（一）公平性原则。要确保所有符合条件的个体或群体都有平等机会受益，不因受益人性别、年龄、种族、宗教信仰、经济状况等因素而有所歧视、偏袒或排斥。

（二）公正性原则。选择受益人的标准和程序要科学合理，能够真实反映受益人实际需求，同时保持基金会的独立性，不受任何干扰和影响。

（三）需求导向原则。以受益人的实际需求为导向，优先选择最需要帮助的群体或个人，解决受益人实际问题。

（四）合法合规原则。要严格遵守国家法律法规和相关政策规定，不违反社会公德和伦理道德。

第十三条年度项目计划在提交理事长办公会和理事会审议通过后，由相关业务处室根据每个项目的具体情况分别组织实施。

第四章  项目立项

第十四条项目立项须提交项目相关立项审批文件，一般应包括相关单位函件、会议纪要、项目实施方案等。项目实施方案一般应包括项目背景、社会意义、可行性分析、执行方或合作方评估、实施计划、预期效果、受益对象、受益人数等内容。

第十五条年度预算内500万元以下项目需提交理事长办公会审议；年度预算内超过500万元（含）的项目及预算外项目，需先提交理事长办公会审核，再报理事会审议。

第五章  项目协议签订

第十六条项目立项后，项目相关方须签署捐赠协议。根据约定内容不同可分为资金协议、项目协议和补充协议。

资金协议是基金会和项目出资方签订的协议，约定资金用途、金额、捐赠方式、双方权利义务、争议解决等内容，是基金会接受捐赠的主要依据。

项目协议是基金会与受赠方及其他相关方签订的协议，约定项目内容、协议期限、项目金额、资金用途、付款条件及进度、各方权利义务等，是基金会实施项目捐赠及检查验收项目实施情况的主要依据。

补充协议是在原项目协议要素发生变化，不再适用项目实际的基础上，对原协议条款做出的补充或变更。内容包括当事人基本信息、拟定补充协议的原因、协议补充或变更内容等。

第十七条协议需在相关方充分沟通，并在符合法务、财务、税务一般要求的基础上，履行内部审核、审批程序后正式签订。协议审批一般由项目经办人发起，项目处负责人、财务处负责人审核后，提交秘书长、理事长审批。

第十八条协议签订需相关方法定代表人签字并盖章。委托代理人签字的需提供授权委托书。

第六章  项目收付款

第十九条资金协议是捐赠平台项目收款的主要依据。财务处确认资金到账后向捐赠方出具公益事业捐赠统一票据，并及时通知项目处。

第二十条项目协议是项目付款的主要依据。根据项目性质不同采取不同的付款方式，一般可分为一次性付款和分期付款。

第二十一条项目付款需履行内部审核、审批程序，由项目经办人发起，项目处负责人审核后，经财务处会计初审、财务处负责人复审，再提交秘书长、理事长审批，最后由财务处负责办理付款手续。

第二十二条对于应急救灾等紧急捐赠项目，可经理事长同意先进行付款，后履行立项及付款审批程序。

第七章  项目的监督管理及结项

第二十三条项目付款并开始实施后，项目经办人要对项目全过程进行监督管理，可通过电话问询、资料查询、现场调研、委托审计、受益人回访等方式了解项目进展情况及取得的成效。

第二十四条委托第三方实施的，需要求项目实施方定期提交项目进展情况报告。

第二十五条项目完成后，需对项目进行总结验收，对项目质量和效果进行全面评估。根据项目合作方提供的项目总结、成果证明等结项材料，起草项目总结报告。

第二十六条工程建设类项目一般需在项目结束后提供项目审计报告、工程竣工验收报告等。

第二十七条项目执行过程中，如项目合作方擅自改变捐赠资金用途，或违背捐赠人意愿，基金会有权终止资助或追回已捐赠资金。

第八章  受益人回访

第二十八条救助类项目要在尊重受益人意愿的基础上，根据具体情况，采取实地回访、电话回访、问卷调查及第三方评估等方式对项目受益人进行回访，了解救助效果、资金使用情况、受益人对项目的满意度及后续需求等。回访的受益人范围，包括但不限于直接接受救助的个人、家庭或群体。

第二十九条根据项目特性和需要，确定合理的回访时间间隔，如每季度、每半年或每年进行一次，对于情况特殊的受益人可适时增加回访频次。

第三十条回访前需制定详细回访计划，明确目的、内容、时间、地点等。回访后要及时整理回访资料，包括文字记录、照片、视频等，确保信息完整可追溯。

第三十一条对回访发现的问题，要及时制定整改措施并跟踪落实。对受益人的合理需求，要积极协调资源予以满足。对项目效果不佳的环节，要进行优化与改进。

第九章  项目的变更与终止

第三十二条项目立项后如因实施条件发生变化，需对项目地点、受益群体、项目周期、资金用途等项目内容进行变更的，项目合作方须向基金会提供书面申请及相关证明材料，经理事长办公会或理事会批准后签订补充协议。项目协议金额原则上不予调增。

第三十三条如项目因自然、社会环境等不可抗力因素（如自然灾害、政策变动等）导致需提前终止的，须由项目合作方向基金会提出书面申请，经理事长办公会批准后，签订终止协议或解除协议。捐赠财产的处置根据协议约定协商处理。

第十章  项目档案管理

第三十四条项目档案是在项目实施过程中形成的项目相关电子文档、纸质材料、扫描件和实物等，按照介质不同可分为电子档案、纸质档案和实物档案。

第三十五条项目档案需按照项目实施流程顺序整理归档，依次为立项材料、项目协议、收付款材料、结项材料等。

立项材料一般包括立项审批材料、会议纪要等。

协议材料一般包括协议签订审批单（或签报）、协议文本（电子版、纸质版、扫描版）等。

收付款材料一般包括付款审批单或签报、收款确认单、捐赠票据等。

结项材料一般包括项目总结材料、项目相关图片和音像材料、项目宣传文档、感谢信、证书奖牌等。

第三十六条项目的电子档案和纸质档案需根据项目所属年份、项目类别分门别类进行整理归档。纸质档案定期移交基金会档案管理员归档保存。实物档案定期移交有关专门管理机构。

第十一章  附则

第三十七条本办法由项目处负责解释、修订。

第三十八条本办法经基金会第三届理事会第22次会议审议通过，自印发之日起施行，原《国家能源集团公益基金会项目管理办法》（国家能源公益基金〔2021〕4号）同时废止。

附件：1.基金会项目管理业务流程图

      2.项目及协议编号规则