国家能源集团公益基金会项目管理办法
第一章 总则
第一条 为科学有效组织、管理和监督国家能源集团公益基金会(以下简称基金会)项目实施,确保项目运行合法合规,不断提升质量、 防范风险,实现预期目标,根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《国家能源集团公益基金会章程》等相关法律法规,制定本办法。
第二条 本办法所指项目包括基金会自有项目(简称自有项目)、国家能源集团所属子公司捐赠平台项目(简称捐赠平台项目)及国家能源集团定点帮扶项目(简称定点帮扶项目)。
自有项目指由基金会出资并具体组织实施的公益项目。
捐赠平台项目指由国家能源集团所属企业出资、通过公益基金会捐赠、出资方明确了资金用途的公益项目。
定点帮扶项目指国家能源集团面向定点帮扶县实施的项目,基金会一般只负责帮扶资金的拨付,不负责项目的实施和管理,根据需要签署捐赠协议。
第三条 自有项目和捐赠平台项目一般按照项目立项、协议签订、收付款、项目结项等流程进行组织实施。
第四条 根据管理程度的不同,分为指导实施、组织实施两种管理方式。捐赠平台项目一般由出资单位负责,基金会负责指导实施;自有项目根据情况不同可进行指导实施或组织实施。
第二章 组织分工
第五条 基金会实施的项目均须经理事会、理事长办公会决策后实施,综合处(项目处)和财务处按照分工负责各自业务范围内工作。
第六条 理事会职责
(一)审议年度自有项目计划及全年项目资金预算;
(二)审议并决策年度预算内500万元及以上项目、年度预算外项目;
(三)其他需要理事会决策的项目管理事项。
第七条 理事长办公会职责
(一)指导拟定并审核年度自有项目计划及项目资金预算;
(二)审核年度预算内500万元及以上项目、年度预算外项目;
(三)审议并决策年度预算内500万元以下项目;
(四)其他需要理事长办公会决策的项目管理事项。
第八条 综合处(项目处)职责
(一)负责拟订年度自有项目计划;
(二)负责自有项目和捐赠平台项目的全过程管理,包括立项、协议签订、收付款审批、跟踪监督及结项资料的收集、整理、归档等;
(三)负责项目的总结宣传工作;
(四)负责项目管理的信息化工作。
第九条 财务处职责
(一)负责项目资金的统筹规划;
(二)负责拟定年度项目资金预算;
(三)负责项目资金的收取确认、转账汇款及账务处理;
(四)负责所有协议中财务条款的审核;
(五)负责捐赠票据的开具、收集和归档管理。
第三章 立项
第十条 项目立项应遵循的基本原则
(一)符合基金会章程有关规定;
(二)充分尊重捐赠人意愿及社会实际需求;
(三)充分考虑项目的公益性、可行性、实效性和可持续性,坚持社会效益最大化原则。
第十一条 项目立项须提交项目相关立项审批文件,包括上级单位批复文件、相关单位来函、请示签报、项目实施方案等。项目实施方案一般应包括:项目背景、社会意义、可行性分析、实施计划、预期效果、受益人数等内容。
第十二条 年度预算内500万元以下项目立项需提交理事长办公会审议;年度预算内超过500万元(含)的项目及预算外项目立项,需先提交理事长办公会审核,再报理事会审议。
第四章 协议签订
第十三条 项目立项后,项目相关方须签署捐赠协议。根据约定内容不同可分为资金协议、项目协议和补充协议。
资金协议是基金会和项目出资方签订的协议,约定资金用途、金额、捐赠方式、双方权利义务、争议解决等内容,是基金会接受捐赠的主要依据。捐赠平台项目须签署资金协议。
项目协议是基金会与受赠方及其他相关方签订的协议,约定项目内容、协议期限、项目金额、资金用途、付款条件及进度、各方权利义务等,是基金会实施项目捐赠及检查验收项目实施情况的主要依据。自有项目和捐赠平台项目均须签署项目协议。
补充协议是在原项目协议要素发生变化,不再适用项目实际的基础上,对原协议条款做出的补充或变更。内容包括当事人的基本信息、拟定补充协议的原因、协议补充或变更的内容等。
第十四条 协议需在相关方充分沟通,并在符合法务、财务、税务一般要求的基础上,履行内部审核、审批程序后正式签订。协议审批一般由项目经办人发起,项目处负责人、财务处负责人审核后,提交秘书长、理事长审批。
第十五条 协议签订需相关方法定代表人签字并盖章。委托代理人签字的需提供相关授权委托书。
第五章 收付款
第十六条 资金协议是捐赠平台项目收款的主要依据。财务处确认资金到账后向捐赠方出具公益事业捐赠统一票据,并及时通知综合处(项目处)。
第十七条 项目协议是自有项目和捐赠平台项目付款的主要依据。根据项目性质和类别等不同采取不同的付款方式,一般可分为一次性付款和分期付款。工程建设类项目原则上采取分期付款的方式。
第十八条 项目付款需履行内部审核、审批程序,由项目经办人发起,综合处(项目处)负责人审核后,经财务处会计初审、财务处负责人复审,再提交秘书长、理事长审批,最后由财务处负责办理付款手续。
第十九条 对于抗洪、赈灾、疫情等突发性、应急性项目,可经理事长同意先进行财务付款,后补充履行相关立项及付款审批程序。
第六章 监督、管理及结项
第二十条 项目经办人应及时跟进、了解项目进展情况,根据需要可适时进行现场检查指导,确保项目顺利实施。
第二十一条 项目合作方需定期提交项目进展情况报告。
第二十二条 项目完成后,需进行验收并对项目质量和效果进行评估,要求项目合作方提供项目总结、成果证明等结项材料。工程建设类项目一般还需提供审计报告、竣工验收报告等。
第二十三条 项目执行过程中,如项目合作方擅自改变捐赠资金用途,或违背捐赠人意愿,基金会有权终止资助或追回已捐赠资金。
第七章 变更与终止
第二十四条 项目立项后如因实施条件发生变化,需对项目地点、受益群体、项目周期、资金用途等项目内容进行变更的,项目合作方须向基金会提供书面申请及相关证明材料,经理事长办公会或理事会批准后签订补充协议。项目协议金额原则上不予调增。
第二十五条 如项目因自然、社会环境等不可抗力因素(如自然灾害、政策变动等)导致需提前终止的,须由项目合作方向基金会提出书面申请,经理事长办公会批准后,签订终止协议或解除协议。捐赠财产的处置根据协议约定协商处理。
第八章 档案管理
第二十六条 项目档案是在项目实施过程中形成的项目相关电子文档、纸质材料、扫描件和实物等,按照介质不同可分为电子档案、纸质档案和实物档案。
第二十七条 项目档案需按照项目实施流程顺序整理归档,依次为立项材料、协议材料、收付款材料、结项材料等。
立项材料一般包括立项审批材料、会议纪要等。
协议材料一般包括协议签订审批单(或签报)、协议文本(电子版、纸质版、扫描版)等。
收付款材料一般包括付款审批单/签报、收款确认单等。
结项材料一般包括项目总结材料(以项目协议要求为准)、项目相关图片和音像材料、项目宣传文档、感谢信、证书奖牌等。
第二十八条 项目的电子档案和纸质档案需根据项目所属年份、项目类别分门别类进行整理归档。纸质档案定期移交基金会档案管理员归档保存。实物档案定期移交有关专门管理机构。
第九章 附则
第二十九条 本办法由综合处(项目处)负责解释、修订。
第三十条 本办法自印发之日起施行,原《国家能源集团公益基金会项目管理制度》同时废止。
附件:1.基金会项目管理业务流程图
2.项目及协议编号规则