第一章  总则

第一条 为科学有效组织、管理和监督国家能源集团公益基金会（以下简称基金会）项目实施，确保项目运行合法合规，不断提升质量、 防范风险，实现预期目标，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《国家能源集团公益基金会章程》等相关法律法规，制定本办法。

第二条 本办法所指项目包括基金会自有项目（简称自有项目）、国家能源集团所属子公司捐赠平台项目（简称捐赠平台项目）及国家能源集团定点帮扶项目（简称定点帮扶项目）。

自有项目指由基金会出资并具体组织实施的公益项目。

捐赠平台项目指由国家能源集团所属企业出资、通过公益基金会捐赠、出资方明确了资金用途的公益项目。

定点帮扶项目指国家能源集团面向定点帮扶县实施的项目，基金会一般只负责帮扶资金的拨付，不负责项目的实施和管理，根据需要签署捐赠协议。

第三条 自有项目和捐赠平台项目一般按照项目立项、协议签订、收付款、项目结项等流程进行组织实施。

第四条 根据管理程度的不同，分为指导实施、组织实施两种管理方式。捐赠平台项目一般由出资单位负责，基金会负责指导实施；自有项目根据情况不同可进行指导实施或组织实施。

第二章  组织分工

第五条 基金会实施的项目均须经理事会、理事长办公会决策后实施，综合处（项目处）和财务处按照分工负责各自业务范围内工作。

第六条 理事会职责

（一）审议年度自有项目计划及全年项目资金预算；

（二）审议并决策年度预算内500万元及以上项目、年度预算外项目；

（三）其他需要理事会决策的项目管理事项。

第七条 理事长办公会职责

（一）指导拟定并审核年度自有项目计划及项目资金预算；

（二）审核年度预算内500万元及以上项目、年度预算外项目；

（三）审议并决策年度预算内500万元以下项目；

（四）其他需要理事长办公会决策的项目管理事项。

第八条 综合处（项目处）职责

（一）负责拟订年度自有项目计划；

（二）负责自有项目和捐赠平台项目的全过程管理，包括立项、协议签订、收付款审批、跟踪监督及结项资料的收集、整理、归档等；

（三）负责项目的总结宣传工作；

（四）负责项目管理的信息化工作。

第九条 财务处职责

（一）负责项目资金的统筹规划；

（二）负责拟定年度项目资金预算；

（三）负责项目资金的收取确认、转账汇款及账务处理；

（四）负责所有协议中财务条款的审核；

（五）负责捐赠票据的开具、收集和归档管理。

第三章  立项

第十条 项目立项应遵循的基本原则

（一）符合基金会章程有关规定；

（二）充分尊重捐赠人意愿及社会实际需求；

（三）充分考虑项目的公益性、可行性、实效性和可持续性，坚持社会效益最大化原则。

第十一条 项目立项须提交项目相关立项审批文件，包括上级单位批复文件、相关单位来函、请示签报、项目实施方案等。项目实施方案一般应包括：项目背景、社会意义、可行性分析、实施计划、预期效果、受益人数等内容。

第十二条 年度预算内500万元以下项目立项需提交理事长办公会审议；年度预算内超过500万元（含）的项目及预算外项目立项，需先提交理事长办公会审核，再报理事会审议。

第四章  协议签订

第十三条 项目立项后，项目相关方须签署捐赠协议。根据约定内容不同可分为资金协议、项目协议和补充协议。

资金协议是基金会和项目出资方签订的协议，约定资金用途、金额、捐赠方式、双方权利义务、争议解决等内容，是基金会接受捐赠的主要依据。捐赠平台项目须签署资金协议。

项目协议是基金会与受赠方及其他相关方签订的协议，约定项目内容、协议期限、项目金额、资金用途、付款条件及进度、各方权利义务等，是基金会实施项目捐赠及检查验收项目实施情况的主要依据。自有项目和捐赠平台项目均须签署项目协议。

补充协议是在原项目协议要素发生变化，不再适用项目实际的基础上，对原协议条款做出的补充或变更。内容包括当事人的基本信息、拟定补充协议的原因、协议补充或变更的内容等。

第十四条 协议需在相关方充分沟通，并在符合法务、财务、税务一般要求的基础上，履行内部审核、审批程序后正式签订。协议审批一般由项目经办人发起，项目处负责人、财务处负责人审核后，提交秘书长、理事长审批。

第十五条 协议签订需相关方法定代表人签字并盖章。委托代理人签字的需提供相关授权委托书。

第五章  收付款

第十六条 资金协议是捐赠平台项目收款的主要依据。财务处确认资金到账后向捐赠方出具公益事业捐赠统一票据，并及时通知综合处（项目处）。

第十七条 项目协议是自有项目和捐赠平台项目付款的主要依据。根据项目性质和类别等不同采取不同的付款方式，一般可分为一次性付款和分期付款。工程建设类项目原则上采取分期付款的方式。

第十八条 项目付款需履行内部审核、审批程序，由项目经办人发起，综合处（项目处）负责人审核后，经财务处会计初审、财务处负责人复审，再提交秘书长、理事长审批，最后由财务处负责办理付款手续。

第十九条 对于抗洪、赈灾、疫情等突发性、应急性项目，可经理事长同意先进行财务付款，后补充履行相关立项及付款审批程序。

第六章  监督、管理及结项

第二十条 项目经办人应及时跟进、了解项目进展情况，根据需要可适时进行现场检查指导，确保项目顺利实施。

第二十一条 项目合作方需定期提交项目进展情况报告。

第二十二条 项目完成后，需进行验收并对项目质量和效果进行评估，要求项目合作方提供项目总结、成果证明等结项材料。工程建设类项目一般还需提供审计报告、竣工验收报告等。

第二十三条 项目执行过程中，如项目合作方擅自改变捐赠资金用途，或违背捐赠人意愿，基金会有权终止资助或追回已捐赠资金。

第七章  变更与终止

第二十四条 项目立项后如因实施条件发生变化，需对项目地点、受益群体、项目周期、资金用途等项目内容进行变更的，项目合作方须向基金会提供书面申请及相关证明材料，经理事长办公会或理事会批准后签订补充协议。项目协议金额原则上不予调增。

第二十五条 如项目因自然、社会环境等不可抗力因素（如自然灾害、政策变动等）导致需提前终止的，须由项目合作方向基金会提出书面申请，经理事长办公会批准后，签订终止协议或解除协议。捐赠财产的处置根据协议约定协商处理。

第八章  档案管理

第二十六条 项目档案是在项目实施过程中形成的项目相关电子文档、纸质材料、扫描件和实物等，按照介质不同可分为电子档案、纸质档案和实物档案。

第二十七条 项目档案需按照项目实施流程顺序整理归档，依次为立项材料、协议材料、收付款材料、结项材料等。

立项材料一般包括立项审批材料、会议纪要等。

协议材料一般包括协议签订审批单（或签报）、协议文本（电子版、纸质版、扫描版）等。

收付款材料一般包括付款审批单/签报、收款确认单等。

结项材料一般包括项目总结材料（以项目协议要求为准）、项目相关图片和音像材料、项目宣传文档、感谢信、证书奖牌等。

第二十八条 项目的电子档案和纸质档案需根据项目所属年份、项目类别分门别类进行整理归档。纸质档案定期移交基金会档案管理员归档保存。实物档案定期移交有关专门管理机构。

第九章  附则

第二十九条 本办法由综合处（项目处）负责解释、修订。

第三十条 本办法自印发之日起施行，原《国家能源集团公益基金会项目管理制度》同时废止。

附件：1.基金会项目管理业务流程图

      2.项目及协议编号规则