第一章  总则

第一条  为加强国家能源集团公益基金会（以下简称基金会）公文处理工作的规范化、制度化和标准化，根据《国家能源集团公益基金会章程》《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》及相关规章制度，结合本基金会实际制定本办法。

第二条  公文是基金会在工作中形成的具有特定效力和规范体式的公文文书，是贯彻和执行国家法律和政策，发布规章制度，部署、指导工作，请示、答复和商洽问题，报告情况和交流经验的重要工具。

第三条  公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  综合处是基金会公文处理的管理机构，相关职责包括：

（一）负责上级单位来文及不相隶属单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及有关事宜；

（二）负责基金会对外发文的核稿、流转、编号、印制、发送和归档工作；

（三）负责对各处室公文处理工作的监督。

第二章  公文种类

第六条  基金会常用公文种类

（一）决定。适用于对重要事项作出决策部署，奖惩有关处室和人员。

（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知。适用于发布、传达要求各处室执行和有关单位周知的事项。

（四）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和重要情况。

（五）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（六）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号，涉及国家秘密的公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。根据涉密程度，涉及国家秘密的公文应当标明“绝密”“机密”“秘密”。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应分别标明“特级”“加急”。

（四）发文单位标志。有基金会全称或规范简称的加“文件”或“xxx纪要”组成，函的形式可以直接使用基金会全称或者规范简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由基金会发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文应当标注联合行文单位的签发人姓名。

（七）标题。由基金会名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范简称或者同类型单位统称。

（九）正文。正文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者基金会负责人签发的日期。联合行文时署最后签发领导签发的日期。

（十三）印章。除纪要外，基金会公文均加盖印章，并与署名相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。经综合处统一编号的基金会公文，印发日期为综合处印制日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第八条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准执行。

第九条  公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十一条  行文应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级的，应当同时抄送被越过的单位。

第十三条  向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位或同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

（四）受双重领导的单位向上一级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

第十四条 基金会与其他同级单位必要时可以联合行文。

第五章  公文拟制

第十五条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十六条  公文起草应遵循以下原则：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合基金会章程制度，完整准确体现基金会意图，同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，必须征求相关单位意见。

第十七条  基金会公文文稿签发前，应当由综合处进行审核，审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否完整准确体现基金会的意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门或其他单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十八条  经审核不宜发文的公文文稿，综合处应当退回起草处室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室修改后重新报送。

第十九条  基金会文件由理事长审核签发。

第六章  公文办理

第二十条  公文办理包括收文办理、发文办理、签报办理和整理归档。

第二十一条  收文办理的主要程序

（一）签收。根据来文单位的要求签字或者盖章，并注明签收时间。所有主送基金会的公文应当由综合处负责统一签收和办理。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。综合处对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由基金会办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求，附件是否齐全。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报基金会负责人批示或者转有关处室办理。公文办理完毕应当在收文处理单上注明办理结果。

（五）办理时限。主办处室对承办的公文一般应在3个工作日内提出处理意见。2个以上处室共同承办的公文，主办处室应在5个工作日内提出处理意见。重要公文处理周期不得超过10个工作日，紧急公文、特急件要按时限要求处理，不得延误、推诿。情况复杂需调查研究的，应向基金会负责人说明情况，申请延时处理，并及时报（通）告来文单位。

（六）传阅。根据基金会负责人批示和工作需要，综合处将公文及时转送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得横传、漏传、误传、延误。

（七）催办。综合处负责公文的催办，及时了解掌握公文的办理进展情况。紧急公文和重要公文应由专人跟踪催办。

（八）答复。综合处应及时将公文的办理结果答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十二条  发文的主要程序

（一）复核。已经基金会负责人签批的公文，印发前由主办处室及综合处对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核，需作实质性修改的，应当由主办处室报原签发负责人复审。

（二）登记。对复核后的公文，由综合处确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。综合处负责公文的印制工作。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十三条  签报办理的要求

（一）综合处是签报的统筹管理和归档管理处室。

（二）签报由主办处室起草并呈报基金会有关负责人签批。

（三）涉及2个及以上处室的事项，应当由主办处室协商其他相关处室会签。会签处室如有不同意见，由主办处室牵头协商解决，协商意见不一致时，应在签报处理单上注明。

（四）领导签批后由主办处室提交综合处归档。

第十二四条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案管理的法律法规以及基金会档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第七章  公文管理

第二十五条  公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

第二十六条  基金会公文的印发传达范围应当按照基金会的要求执行。需要变更的，应当经基金会批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，根据有关保密规定确定。

第二十七条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关保密规定。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第二十八条  公文的撤销和废止由基金会或者上级单位决定。公文被撤销的视为自始无效；公文被废止的视为自废止之日起失效。

第二十九条  涉密公文应当按照相关保密规定进行清退或者销毁。

第三十条  不具备归档和保存价值的公文，经综合处和相关处室进行鉴别，报基金会负责人批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十一条  工作人员离岗离职时，所在处室应当督促其将办理、暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章  附则

第三十二条  本办法由综合处负责解释、修订。

第三十三条  本办法自印发之日起施行。